7 LƯU Ý "NẰM LÒNG" NẾU MUỐN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI THÀNH CÔNG

7 LƯU Ý BẠN PHẢI NẰM LÒNG NẾU MUỐN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI THÀNH CÔNG

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội, nhu cầu tổ chức sự kiện của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng trở nên thiết yếu. Tổ chức tiệc trong nhà đã khó, tổ chức tiệc ngoài trời càng đòi hỏi các trung tâm tổ chức sự kiện phải có sự tinh tế và chuyên nghiệp hơn. Khi tổ chức các sự kiện cưới, sinh nhật, hội nghị...ngoài trời, bạn hãy lưu ý một số vấn đề sau để có được những bữa tiệc ngoài trời hoàn hảo nhé!

 

1. Địa điểm tổ chức có không gian ngoài trời

Rõ ràng đây là yếu tố đầu tiên phải xét đến, vì rất nhiều trung tâm tổ chức sự kiện được thiết kế theo mô hình khép kín và không có khoảng không gian ngoài trời cho các sự kiện mà bạn muốn tổ chức.

Khi chuẩn bị tổ chức các sự kiện như lễ khai trương khánh thành, hay văn nghệ, tiệc cưới, sự kiện trường học, lễ ra mắt sản phẩm v.v.. ở ngoài trời, hãy khảo sát thật kỹ yếu tố không gian để lựa chọn được đơn vị phù hợp nhé!

Bên cạnh đó, nếu như được chọn địa điểm, hãy cố gắng lưu ý rằng việc di chuyển đến địa điểm có thuận lợi cho khách mời hay không và khu vực giữ xe như thế nào. Hai vấn đề này tuy nhỏ nhưng cũng ảnh hưởng không ít đến sự kiện.

2. Trang trí sân khấu và không gian

Việc trang trí cũng rất quan trọng vì trong một tổ chức tiệc giữa khoảng không gian trống, nếu không khéo, bạn sẽ khiến cho các yếu tố trong bữa tiệc trở nên lạc lõng  khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diện tích lớn.

Trang trí phải làm nổi bật khu vực trung tâm, thu hút được khách mời. Chủ đề trang trí phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, các tông màu phải hài hòa với nhau.

Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trải mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Hãy bàn bạc với đơn vị tổ chức để có được phương án tốt nhất.

3. Lưu ý yếu tố thời tiết

So với tổ chức sự kiện trong nhà thì yếu tố thời tiết (nắng, mưa, bão…) chính là một trong những bất lợi lớn nhất cho những bữa tiệc ngoài trời. Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm event nào dù là chuyên nghiệp có thể lường trước hay thay đổi được.

Nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn nên tránh tháng 7, 8, 9 vì thời điểm này là  mùa mưa trong năm nên những sự kiện tổ chức thường rủi ro rất cao. Nếu nhất thiết phải tổ chức vào thời điểm này, hãy chuẩn bị thật tốt các phương tiện như khung bạt, ô,...để ứng phó kịp thời.

Thông thường các trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có các phương án dự phòng nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm nhé.

4. Âm thanh và ánh sáng

Đối với sự kiện ngoài trời, không gian rộng rãi và thông thoáng, chính vì vậy hệ thống âm thanh phải đủ lớn, thiết bị âm thanh phải có công suất lớn để âm thanh phát ra lan rộng được đến các khu vực tổ chức tiệc. Nếu như sự kiện diễn ra vào buổi tối, hãy đảm bảo rằng các thiết bị điện, ánh sáng cung cấp đủ ánh sáng cho sự kiện được diễn ra.

 

5. Vấn đề vệ sinh

Vì là không gian ngoài trời , nên vấn đề vệ sinh cần được đặc biệt chú trọng. Cần có đội ngũ nhân viên kịp thời xử lí, đảm bảo vệ sinh suốt thời gian chương trình, song song với việc khuyến khích ý thức tự giác giữ gìn vệ sinh của khách tham dự.

6. Bãi giữ xe rộng

Một điều cần lưu ý với các sự kiện ngoài trời đó là ban tổ chức cần chủ động tìm bãi để xe cho khách, khác hẳn với các sự kiện tại nhà hàng, khách sạn. Đối với sự kiện sở hữu lượng lớn, bạn còn phải đưa ra phương án thứ 2. Mặc dù vấn đề giữ xe phức tạp hơn khi tổ chức chương trình ngoài trời nhưng bạn hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị tốt dựa theo số người đăng kí dự

 

7. An ninh trật tự đảm bảo

Hãy đảm bảo rằng khu vực đang diễn ra sự kiện của bạn phải đảm bảo an ninh tuyệt đối và mọi khu vực luôn nằm trong tầm kiểm soát. Bên cạnh đó, cần có đội bảo vệ thường xuyên kiểm tra, theo dõi khu vực tổ chức để đảm bảo an ninh trật tự, tránh gây ảnh hưởng và làm gián đoạn chương trình.

 

Nhà Hàng Xanh - Trung tâm tổ chức sự kiện số 1 Lạng Sơn, nơi hội tụ đầy đủ các yếu tố từ không gian, cơ sở vật chất đến con người cho những sự kiện ngoài trời hoàn hảo. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn  và đặt tiệc sớm nhất nhé!

 

Để lại bình luận

  • ...
  • ...
  • ...
  • ...
  • ...